Wie erreiche ich ein effektives Forderungsmanagement?
Monika von Veita
Autorin und Finanzexpertin
Das Risiko für Forderungsausfälle steigt und steigt. Nur wer auf ein gezieltes Forderungsmanagement setzt, steuert seine Firma souverän und sicher durch die Klippen der Pandemie – und wappnet sich damit ebenso für die Anforderungen der anstehenden Wachstumszeiten. Das bestätigt auch das jüngste Zahlungsmoralbarometer, das im vergangenen November erschien. Damit nimmt die Atradius Kreditversicherung in Köln jedes Jahr das weltweite Zahlungsverhalten von Unternehmen im Firmengeschäft (B2B) unter die Lupe.
Danach mehr als vervierfachten sich die durchschnittlichen Zahlungsfristen in Deutschland von 22 Tagen vor der Pandemie auf 92 Tage. Sie liegen damit weit über dem westeuropäischen Durchschnitt von 46 Tagen. Zudem erhöhten sich hierzulande die Zahlungsverzüge gegenüber dem Vorjahr um 65 Prozent: 40 Prozent der Befragten warten bis zu 30 Tage länger als im Vorjahr auf die Zahlungseingänge überfälliger Rechnungen. Dennoch hält nahezu die Hälfte der Unternehmen an ihrem Kurs fest, weiterhin Geschäfte mit längeren Zahlungszielen zu vereinbaren — offensichtlich, um ihren Kunden entgegenzukommen. Noch nie so besorgt über die Zahlungsfähigkeit ihrer Schuldner zu sein, gaben aber 62 Prozent der europäischen Firmen im ebenfalls jährlichen European Payment Report an, den die Intrum Deutschland GmbH mit Sitz in Heppenheim im Juni 2021 veröffentlichte.
Allerdings lässt sich dieser Entwicklung entgegen steuern. „Umso wichtiger ist es heutzutage, über ein wirksames Forderungsmanagement zu verfügen, das die Kunden in den Fokus nimmt“, davon sind die Gründer der Veita GmbH in Potsdam, Pierre Stengel, Matthias Körner und Richard Einhorn, zutiefst überzeugt. „Damit stellen Unternehmen sicher, dass ihre Rechnungen bezahlt werden, zugleich bewahren und pflegen sie ihre Kundenbeziehungen“.
Neue Wege im Forderungsmanagement mit Veita
Hingegen werden die bislang etablierten Prozesse den heutigen Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern nicht mehr gerecht, mahnen die ehemaligen Unternehmensberater, die bereits reiche Erfahrungen in diesen Bereichen mitbringen. Unzufrieden mit dem Status Quo riefen sie eine Software namens Veita ins Leben. „Mit Veita befähigen wir Unternehmen, Arbeiten im Forderungsmanagement zu vermeiden, noch bevor sie entstehen – anstatt nur dabei zu helfen, Arbeiten zu verwalten, sobald sie entstanden sind“, skizzieren sie ihre Mission. Gleichzeitig trägt ihre kundenzentrierte Lösung dazu bei, Kunden zufriedener zu machen, die Liquidität deutlich zu steigern und die Prozesskosten der Buchhaltung massiv zu senken.
„Mit Veita befähigen wir Unternehmen, Arbeiten im Forderungsmanagement zu vermeiden, noch bevor sie entstehen.“
Das Besondere an der Software, die Veita mit eben diesem Ziel entwickelt hat, ist nicht nur ihr innovativer Charakter, sondern auch der Fokus auf die Unterstützung menschlicher Interaktion, der dabei eine prägende Rolle spielt. Daher sprechen die Gründer vom kundenzentrierten Forderungsmanagement. Mit Veita bieten sie eine cloudbasierte Software für kundenzentrierte Order-To-Cash-Prozesse, die Mitarbeitern und Teams erlaubt effizient zusammen zu arbeiten, die Prozesse intelligent automatisiert und aussagekräftige Dashboards und Reports in Echtzeit zur Verfügung stellt. Vor allem ermöglicht dabei das innovative Kundenportal neue Wege in der Kundenbetreuung: Kunden können online Self-Service-Angebote nutzen, Rechnungen einsehen, mit dem Unternehmen über die Zahlungen kommunizieren und kompetente Hilfe von den Mitarbeitern erhalten.
6 Elemente eines effektiven Forderungsmanagements
Für jeden Unternehmenslenker, der jetzt ein effektives Forderungsmanagement auf- oder ausbauen möchte, gilt: Keinesfalls darf er dabei auf folgende Instrumente verzichten.
1) Bonität checken
Ohne einen gewissen Aufwand geht es nicht. Denn ein durchdachtes Forderungsmanagement setzt von Anfang an auf Transparenz und Aktualität. Bevor ein Unternehmen geschäftlich agiert, sollte es sich Informationen über die Bonität der möglichen Kunden verschaffen. Das gilt ebenso für die Bestandskunden. Bislang schreckten viele hiesige Firmen davor zurück. Allerdings bestätigt das Zahlungsmoralbarometer von Atradius aus dem Vorjahr, dass die Akzeptanz solcher Instrumente zunimmt. Vor der Pandemie verließen sich noch 60 Prozent auf die Vereinbarungen, 54 Prozent auf Bankreferenzen und 49 Prozent auf Auskünfte von Geschäftsleuten. Seitdem holen 41 Prozent verstärkt Kreditinformationen direkt von ihren Kunden ein.
Besonders wichtig ist es, diese Informationen regelmäßig zu aktualisieren, wobei Wirtschaftsauskunfteien helfen können. Denn bei guter Bonität ist es in der Regel förderlich, den Kunden Lieferantenkredite einzuräumen. Wer jedoch Zweifel daran hat, sollte Vorsicht bei der Vergabe dieser Kredite walten lassen.
2) Kunden in den Fokus nehmen
Eben gerade in Krisen arbeiten viele kleine und mittlere Firmen verstärkt mit Lieferantenkrediten, das belegt auch das Zahlungsmoralbarometer. Das ist eine sinnvolle Möglichkeit, Kunden ein Entgegenkommen zu signalisieren. Kommt es zu Verzögerungen der Zahlungen, sollten Unternehmen frühzeitig mit den Kunden darüber kommunizieren und gegebenenfalls über neue Bedingungen verhandeln. Bedeutend dafür und ebenso für ein erfolgreiches Forderungsmanagement ist, dass die Kundenkommunikation einfach und zeitnah erfolgen kann.
Bessere Kundeninteraktionen reduzieren Streitigkeiten, gute Zahlungserlebnisse steigern die Kundenzufriedenheit.
Genau das erlaubt Veita: Für Kunden bietet Veita eine interaktive Beziehung über ein Kundenportal für Rechnungen und Zahlungen, die sie in allen gängigen Zahlungsformen leisten können. Auch ist es für sie möglich, neue Zahlungstermine vorzuschlagen, die Verspätung zu begründen und direkt mit den Finanzmitarbeitern zu interagieren. „Eine bessere Interaktion hilft Streitigkeiten zu reduzieren und die Problemlösung zu beschleunigen. Ein gutes Zahlungserlebnis steigert außerdem die Kundenzufriedenheit“, argumentieren die Gründer. Am Ende bedeutet das nicht nur, schneller Liquidität aus Forderungen zu realisieren, sondern auch die Prozesseffizienz im Forderungsmanagement zu erhöhen.
3) Risiken auslagern
Diese Möglichkeit bieten Kreditversicherungen. Spätestens bei den ersten Anzeichen einer Bonitätsverschlechterung ist es für die Unternehmen wichtig, zu reagieren und zu prüfen, ob sie solche Versicherungen abschließen sollten. Kreditversicherungen springen ein, wenn Forderungen ausfallen, weil Kunden zahlungsunfähig sind, wenn Insolvenzverfahren eröffnet und mangels Masse abgelehnt wurden oder die Zwangsvollstreckungen ohne Erfolg blieben.
4) Factoring nutzen
Eine weitere Möglichkeit, Risiken auszulagern, bietet das Factoring. Dabei verkaufen die Unternehmen ihre Außenstände komplett oder teilweise an Factoringfirmen, die dann Bonitäts- und Insolvenzrisiko übernehmen. Sie erhalten im Gegenzug sofort einen Großteil der offenen Forderungen, was die Liquidität deutlich steigert. Die wichtigsten Pluspunkte sehen die Veita-Gründer nicht nur in der schnelleren Liquidität, sondern auch in einer verbesserten Eigenkapitalquote. Daher lässt es sich auch als Instrument zur Finanzierung einsetzen.
Allerdings fallen für Factoring nicht unerhebliche Kosten an - typischerweise zwischen 1 Prozent und 3 Prozent des Rechnungsbetrags, in Abhängigkeit vom Rechnungsvolumen, der Laufzeit der Rechnung und der Bonität des Kunden. Finanzchefs sollten daher genau überlegen, in welchem Umfang sie Factoring nutzen. Eine Professionalisierung des eigenen Debitorenmanagements bietet mittelfristig nicht nur attraktive Kostenersparnisse, sondern gibt Unternehmen auch mehr Kontrolle über die Kommunikation mit Kunden. Veita bietet dafür eine performante Plattform-Lösung, die passgenau auf die Anforderungen von Finanzteams zugeschnitten ist und effizientes Handling von offenen Forderungen, Mängeln und Zahlungen erlaubt.
5) Forderungen gezielt steuern
Unternehmen, die ihre wesentlichen Kennziffern immer im Blick behalten, können die Forderungen steuern. Dafür müssen sie regelmäßig die wichtigsten Kennziffern des Forderungsmanagements ermitteln, sie stets aktualisieren und überwachen. Für Firmenlenker bedeutet Veita, dass sie sofort einen Überblick über die Fälligkeit von Forderungen erhalten und dass sie Analysen zu Forderungen durchführen können, die in die Steuerung von Working Capital und Treasury einfließen. Damit lassen sich ihre Geldflüsse stabil gestalten – und Risiken früh genug erkennen, um noch zu reagieren.
6) Prozesse professionell gestalten
Wenn ein Kunde Zahlungsfristen versäumt, ist zügiges und professionelles Handeln wichtig für den weiteren Erfolg. Liegt ein Mahnfall vor, sollten Mitarbeiter anhand einer vordefinierten Mahnstrategie schnell entscheiden können, wann und in welcher Form der Kunde kontaktiert wird. Berücksichtigt werden sollte auch die individuelle Kundenbeziehung — handelt es sich beispielsweise um einen strategisch wichtigen A-Kunden oder einen wiederholt zahlungssäumigen Kunden mit geringem Umsatzanteil. Liegt stattdessen ein Klärungsfall vor, sollte die Kommunikation zeitnah und intern abgestimmt erfolgen, so dass das Unternehmen aus Kundensicht mit einer Stimme spricht.
Veita unterstützt die Professionalisierung des Forderungsmanagements und vereinfacht die Arbeit von Finanzteams und Führungskräften, sodass ihnen mehr Zeit für wertstiftende Tätigkeiten bleibt. Denn wenn Rechnungen nicht fristgerecht bezahlt werden, gilt es, gute Entscheidungen zu treffen und, falls nötig, Mahn- und Inkassoprozesse zu starten. Am besten suchen die Unternehmen jedoch bereits im Vorfeld gemeinsam mit ihren Kunden nach beidseitig zufriedenstellenden Lösungen, die es erlauben, die Geschäftsbeziehung für die Zukunft erhalten. „Genau das ermöglicht unsere kundenzentrierte Software – bei Veita zählt der Mensch“, resümieren die Gründer.