Was Forderungsausfälle wirklich kosten

Der Zahlungsausfall eines Großkunden wird bei kleinen und mittleren Unternehmen oft zur Existenzfrage. Wie kann das Ausfallrisiko gemindert und die Kosten durch Zahlungsverzug reduziert werden?

Fast hätte die Coronakrise ihn und seine zehn Mitarbeiter die Existenz gekostet. Denn einer seiner Großkunden aus der Chemiebranche geriet so stark ins Trudeln, dass er Insolvenz anmelden musste. Die fatale Folge: Forderungen in für den oberbayerischen Firmenchef schmerzhafter Höhe fielen aus.

„Für uns war das sehr schwer zu verkraften, da wir als kleiner Industriebetrieb gerade in der Krise nur über eine dünne Kapitaldecke verfügten“, blickt der Unternehmer zurück.

Was er aus der Krise lernte: Zum einen baut er jetzt sein Angebot aus, arbeitet daran, viele kleine und mittlere Firmen als Kunden zu gewinnen – und so das Ausfallrisiko zu mindern. Zum anderen gestaltet er sein Forderungsmanagement um, sodass er solche Risiken schneller erkennen und frühzeitig gegensteuern kann.

Lange Wartezeiten bei großen Firmen

Mit ähnlichen Problemen haben viele deutsche Firmen zu kämpfen. Im 1. Halbjahr 2021 nahmen die Zahlungsverzögerungen in Deutschland wieder zu. Auch die Außenstände erhöhten sich, obwohl Lieferanten und Kreditgeber die Zahlungsziele verkürzten. Das zeigt der aktuelle Zahlungsindikator, den die Creditreform Wirtschaftsforschung in Neuss jedes Halbjahr veröffentlicht. Der beginnende Konjunkturaufschwung könnte dadurch Gegenwind bekommen, befürchten die Experten. Dazu werteten sie 3,9 Millionen Rechnungsbelege aus ihrem Debitorenregister aus. So beträgt im ersten Halbjahr 2021 der durchschnittliche Zahlungsverzug im B2B-Geschäft 10,2 Tage. Besonders stark in Verzug geraten dabei Kunden aus den Branchen Chemie und Kunststoffe, Konsumgüter, aber auch Verkehr und Logistik. Damit erhöhte sich die durchschnittliche Forderungslaufzeit von 41,8 auf 42,1 Tage. Sie setzt sich aus dem vereinbarten Zahlungsziel und dem Zahlungsverzug zusammen.

Vor allem steigt Zahlungsverzug bei Geschäften mit Großunternehmen, die mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen, weiter – auf 9,2 Tage. Damit mussten die Lieferanten längere Forderungslaufzeiten einplanen: 44,2 Tage sind es jetzt. Auch kleine und mittlere Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern ließen ihre Gläubiger länger auf den Geldeingang warten: Bei den Kleinbetrieben nahm der Verzug um 0,4 Tage auf 12,1 Tage zu, bei den Mittelbetrieben blieb er konstant bei rund 10 Tagen. Ihre Forderungslaufzeiten waren mit 38,9 und 37,1 Tagen aber deutlich geringer als bei Großunternehmen, die jedoch den Löwenanteil – 62,3 Prozent – des gesamten Forderungsvolumens ausmachen.

Konsequenzen für kleine und mittlere Firmen

Welche Folgen das hat, zeigt der Blick nach Europa. Nicht nur deutsche Unternehmen sind sehr besorgt über die Zahlungsfähigkeit ihrer Schuldner, sondern auch 62 Prozent der europäischen Firmen. Aus dem jährlichen European Payment Report, den die Intrum Deutschland GmbH mit Sitz in Heppenheim im Juni 2021 veröffentlichte, geht klar hervor, dass vor allem der Cashflow das Sorgenkind für den Großteil der Unternehmen bleibt. Fast die Hälfte verweist auf die Liquiditätsprobleme ihrer Schuldner als das wahrscheinlichste Hindernis für Zahlungen. Und das gerade jetzt – nach der Coronakrise. In Deutschland sind es 44 Prozent.

Daher konterkarieren verspätete Zahlungen weiterhin das Wachstum: „Obwohl die Unternehmen hoffen, neues Wachstum im Jahr 2021 zu erreichen, werden ihre Ambitionen durch die Auswirkungen von Zahlungsverzug untergraben“, lautet das alarmierende Resümee. Über zusätzliche Zinskosten und Umsatzeinbußen beklagen sich mehr als ein Drittel der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Mit Liquiditätsengpässen hat ein Viertel zu kämpfen – für 30 Prozent sogar mit Existenzbedrohung. Mit 36 Prozent verhindern diese Hürden gleichermaßen für große wie für kleine und mittlere Firmen das Wachstum. Vor allem für KMU bedeutet das weniger Innovationen (27 Prozent) und weniger Arbeitsplätze (31 Prozent). Weit mehr als ein Drittel von ihnen reagiert mit Einstellungsstopp, bei den Großbetrieben ist es fast die Hälfte.

Hohe Verluste bei Forderungsausfall

Noch klarer, wie stark der Verzug das Wachstum behindert und welche Verluste er verursacht, zeigt folgendes Beispiel. Mit Hilfe des VEITA Forderungsausfallrechners haben wir es durchkalkuliert. Angenommen, ein Unternehmen erwirtschaftet derzeit einen Umsatz von 2.000.000 Euro und verfügt über eine Umsatzrendite von drei Prozent, dann bedeutet dies einen Gewinn von 60.000 Euro. Wenn jedoch 1,5 Prozent der Forderungen ausfallen, beträgt der Gewinn nur noch 30.0000 Euro. Um diesen Gewinnrückgang über den Umsatz zu kompensieren, müsste das Unternehmen den Umsatz um 50 Prozent steigern. Dabei ist die Forderungsausfallrate eher niedrig angesetzt, bei vielen Betrieben liegt sie höher.

Diese Ergebnisse mögen so manchen überraschen, sie sollten aber jeden Inhaber beunruhigen. Denn: Je länger Zahlungsverzug, desto höher der Ausfall von Forderungen, desto geringer der Gewinn.

Gegensteuern mit Veita

Wesentlich einfacher, als den Gewinn zu steigern, ist es meist, den Zahlungsverzug zu verringern und die Forderungsausfallrate zu senken. Die besten Voraussetzungen dafür bietet Veita. Das Besondere: die intuitive, cloudbasierte Softwareplattform erlaubt das schnelle Umsetzen eines effektiven Forderungsmanagements und stellt dabei die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt. Veita denkt Order-to-Cash-Prozesse und das gesamte Forderungsmanagement als kundenzentrierte SaaS-Lösung neu.

„Damit helfen wir Unternehmen, Arbeiten im Forderungsmanagement zu vermeiden, noch bevor sie entstehen – und die Kundenzufriedenheit und zugleich die eigene Liquidität zu verbessern“, so die Gründer.

Mit ihrer Softwareplattform revolutionieren sie überholte Prozesse und setzen neue Maßstäbe in der Kundenkommunikation und der Verwaltung von Forderungen: „Wenn Unternehmen hierzulande ihre Rechnungen im Durchschnitt erst 10 Tage nach der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlt bekommen, geht viel zu viel Energie auf das Verwalten offener Forderungen verloren – und es fehlt an Mitteln, um das eigene Geschäft weiterzuentwickeln.“ Mit Veita lässt sich daher perfekt gegensteuern.