Wie sich Krisen erfolgreich meistern lassen
Monika von Veita
Autorin und Finanzexpertin
„Das Wort Krise setzt sich im Chinesischen aus zwei Schriftzeichen zusammen. Das eine bedeutet Gefahr und das andere Gelegenheit.“ - John F. Kenedy. Herausforderung und Chance – das zeigt auch der jährliche European Payment Report, den die Intrum Deutschland GmbH im Juni 2021 veröffentlichte. Demzufolge blicken deutsche Firmen nach anstrengenden Zeiten wieder optimistisch in die Zukunft. Zugleich erkennen jedoch viele, wie notwendig es ist, ihre Routinen und Prozesse zu professionalisieren.
Für 50 Prozent sind Ausfälle bei Kundenzahlungen schwer zu verkraften, etwas mehr als der europäische Durchschnitt. Sogar 55 Prozent geben zu bedenken, dass ihre Prozesse nicht stark genug sein, um die Geldflüsse auch bei Unsicherheit zu stabilisieren – auch hier liegen heimische Unternehmen über dem Europadurchschnitt. Die Quintessenz: es besteht großer Nachholbedarf im Modernisieren der Prozesse und Werkzeuge, die Unternehmen für Forderungs- und Zahlungsmanagement nutzen.
Zunächst einmal ist es wichtig zu klären, ob das eigene Unternehmen tatsächlich in einer Krise steckt.
Krisen früh genug erkennen
Nahezu alle Firmen haben trotz des Optimismus‘ weiterhin mit den Folgen der Coronakrise zu kämpfen. Bevor Strategien entwickelt werden, sollte zunächst einmal geklärt werden, ob das eigene Unternehmen tatsächlich in einer Krise steckt – und wie weit diese bereit vorangeschritten ist.
Als Indikatoren dafür dienen am besten die wichtigsten betrieblichen Kennzahlen. Sie geben erste Hinweise auf Schieflagen. Gelingt es, die Bedrohung früh genug zu erkennen, lässt sich häufig noch entgegensteuern. Vor allem in angespannten Zeiten sollten Firmen deshalb ihre Zahlen kontinuierlich überwachen und Handlungsoptionen entwickeln. Kennzahlen sind nicht nur für Chefinnen, Chefs und Führungskräfte wichtig, sondern auch für Investoren und Banken.
Mit Kennzahlen arbeiten
Zwei Beispiele für relevante Kennzahlen: Um die Qualität des Forderungsmanagements zu beurteilen, berechnen die Firmen am besten regelmäßig Days Sales Outstanding (Forderungslaufzeit, kurz DSO). Die Forderungslaufzeit gibt an, wie viele Tage es durchschnittlich dauert, bis ein Kunde eine offene Forderung bezahlt.
Der Wert der DSO sollte möglichst nah am üblichen Zahlungsziel (z.B. 30 Tage) liegen. Kurze Zahlungsziele und ein schneller Zahlungseingang sichern die Liquidität im Unternehmen.
Eine weitere Kennzahl ist die Verzugsquote. Diese Kennzahl gibt einen Hinweis auf die Zahlungsmoral von Kunden und kann ein frühes Anzeichen für eine angespannte Liquiditätssituation im Unternehmen sein.
Der Wert der Verzugsquote sollte möglichst niedrig sein. Unbezahlte Rechnungen, die ihre Fälligkeit überschreiten, strapazieren nicht nur Nerven, sondern auch das Bankkonto eines Unternehmens.
Werden diese und weitere Kennzahlen regelmäßig ermittelt, lässt sich gut beurteilen, ob sich die Lage im Forderungsmanagement bzw. die Liquiditätssituation des Unternehmens verbessert oder verschlechtert.
Liquidität stabilisieren
Zugleich sollten sie einen Liquiditätsplan erstellen. Damit lässt sich analysieren und planen, wie sich die flüssigen Mittel entwickeln, oft in einem Zeitraum bis zu sechs Monaten oder länger. Nicht nur die Zahlungsein- und -ausgänge umfasst er, sondern auch eine Umsatz- und Ertragsvorschau sowie eine Bilanzplanung. Auf dieser Basis lässt sich die weitere Planung, Steuerung und Kontrolle aufbauen. Besonders aufschlussreich ist dabei, verschiedene Risikoszenarien durchzukalkulieren.
Wer plötzlich in eine Schieflage gerät, sollte als erstes seine Liquidität sichern.
Wer plötzlich in eine Schieflage gerät, sollte als erstes seine Liquidität sichern. Deshalb gilt es, sofort mit den Banken und Geldgebern die Lage zu besprechen und sie über die aktuellen Unternehmenszahlen zu informieren. Aber auch Kreditalternativen wie Leasing, Factoring und Fördergelder und Beteiligungskapital können neue Spielräume eröffnen. Zudem sollten Firmen erwägen, das nicht betriebsnotwendige Vermögen zu verkaufen, etwa Festgelder, Wertpapiere, nicht mehr genutzte Maschinen und Produktionsstätten. Genauso steigert der Abbau von Lagerbeständen und Warenvorräten die flüssigen Mittel. Besonders wichtig ist es aber, das Forderungsmanagement gezielt und effektiv zu gestalten.
Veita vereinfacht die Arbeit von Finanzteams und Führungskräften jeder Unternehmensgröße mit einer cloudbasierten Plattform zum Verwalten und Steuern von Rechnungen, Zahlungen und der Kundenkommunikation. Damit sparen sich Firmen überflüssige Arbeitsschritte und verbringen mehr Zeit mit wertstiftenden Tätigkeiten. Für die Kunden eines Unternehmens bietet Veita ein Kundenportal zum Einsehen von Rechnungen und Leisten von Zahlungen in allen gängigen Zahlungsformen. Auch ist es für Kunden möglich, neue Zahlungstermine vorzuschlagen, die Verspätung zu begründen und direkt mit den Finanzmitarbeitern zu interagieren. Die direkte Interaktion hilft Streitigkeiten zu reduzieren und die Problemlösung zu beschleunigen; ein gutes Zahlungserlebnis steigert außerdem die Kundenzufriedenheit. Am Ende bedeutet das nicht nur, schneller Liquidität aus Forderungen zu realisieren, sondern auch die Prozesseffizienz im Forderungsmanagement zu erhöhen.
Geschäftsmodell weiter entwickeln
Entscheidend ist jetzt, das Geschäftsmodell genau unter die Lupe zu nehmen: Genügt es noch den neuen Marktbedingungen? Wie lassen sich Produkte und Leistungen anpassen? Welche Kosten verursachen solche Änderungen der Angebote?
Viele Industriebetriebe bieten seit kurzer Zeit vor allem online neue Services an, zahlreiche Händler bauen ihre Internetshops aus. Das zeigt: Krisen bedeuten keineswegs das Aus. Sie bieten häufig die Chance eines Neustartes mit weiter entwickeltem Geschäftsmodell. Wer eine tragfähige Strategie für die Zukunft entwickelt und den Mut hat, Neues zu wagen, kann sich gerade jetzt neue Märkte und Marktsegmente erschließen.
Krisen nicht verheimlichen
Am besten berichten Firmenlenkerinnen und -lenker ihren Mitarbeitern zeitnah, sachlich und wahrheitsgetreu von den Herausforderungen. So können sie die Beschäftigten davon überzeugen, an einem Strang zu ziehen. Zudem sollten sie mit den Führungskräften regelmäßig die aktuelle Lage besprechen und die Entwicklung des eigenen Unternehmens überwachen.
Möglichst ehrlich, transparent und zeitnah sollte die Kommunikation gegenüber den Kunden und Geschäftspartnern erfolgen.
Neben den Banken und Geldgebern sind auch die Steuerbüros wichtige Ansprechpartner, etwa wenn es um Steuerstundungen geht. Möglichst ehrlich, transparent und zeitnah sollte die Kommunikation gegenüber den Kunden und Geschäftspartnern erfolgen. Nur so können die Firmen erreichen, dass die Beteiligten mitziehen. Und das ist die beste Bedingung, um erfolgreich mit weiter entwickeltem Geschäftsmodell neu zu starten.