Mahnen leicht gemacht

Oft scheuen sich gerade die Inhaber kleiner und mittlerer Firmen davor, Mahnungen zu versenden. Sie haben Bedenken, dass dies die Kundenbeziehungen trüben könnte. Damit gefährden sie jedoch ihre eigenen Liquiditätsflüsse. Und das kann ihre Existenz bedrohen.

Die Studien der Creditreform Wirtschaftsforschung in Neuss zeigen: Je länger ein Unternehmen nach der Fälligkeit der Forderung mit weiteren Schritten wartet, desto größer ist Wahrscheinlichkeit, dass die Forderung ausfällt - und desto höher klettern die Kosten des Forderungseinzugs.

Säumigen Kunden vorab kontaktieren

Es gibt vielfältige Gründe für Zahlungsverzug. Wichtig ist es daher, zunächst zu prüfen, ob es sich um einen langjährigen Bestandskunden oder einen Neukunden handelt, um welchen Betrag und welche Leistung es geht und ob es bereits in den vergangenen Jahren Zahlungsschwierigkeiten gab.

Genauso wichtig ist es, zu klären, ob alle Rechnungsprozesse im eigenen Haus korrekt liefen. Am besten kontaktiert die Firma anschließend ihren Kunden telefonisch, um ihn freundlich auf die ausstehende Zahlung hinzuweisen und ihn darüber zu informieren, seit wann die Rechnung überfällig ist. Stellt sich heraus, dass sie vergessen oder verloren wurde, schickt sie die Rechnung nochmals.

An die Zahlung erinnern

Damit können Unternehmen nochmals darauf hinweisen, dass die Zahlung aussteht. Bei vielen säumigen Kunden genügt eine solche Zahlungserinnerung, um sie dazu zu bringen, die Rechnungen zu begleichen. Allerdings muss klar sein: Die Erinnerung hat keine rechtlichen Folgen. Gute Forderungsmanager wissen: Eine Zahlungserinnerung hat keine rechtlichen Folgen, ist jedoch ein adäquates Mittel, um mit dem Kunden eine positive Atmosphäre und ein gutes Geschäftsklima zu pflegen.

Die Erinnerung hat keine rechtlichen Folgen. Doch es lassen sich damit eine positive Atmosphäre und ein gutes Geschäftsklima mit dem Kunden pflegen.

Erste Mahnung senden

Eine Mahnung ist die rechtliche Grundlage, wenn eine Zahlung in Verzug steht. Nur auf dieser Basis kann die Firma weitere Schritte unternehmen, wie gerichtliche Mahnverfahren. Nach dem Gesetz kommt es dabei nicht darauf an, wie die Mahnung zum Kunden kommt. Daher kann sie mündlich, schriftlich und per Fax oder per Mail zugestellt werden. Zwar sollte der Ton in einer Mahnung bestimmt, aber immer höflich und freundlich bleiben.

Zwischen Privat- und Firmenkunden unterscheiden

Verzug entsteht, rechtlich gesehen, immer dann, wenn ein Schuldner selbst auf die Mahnung des Unternehmens hin eine Forderung nicht begleicht. Zugleich sieht das Gesetz vor, dass säumige Zahler spätestens 30 Tage nach Fälligkeit automatisch in Verzug kommen. Diese 30-Tage-Regel verlangt jedoch, dass die Firma bei ihren Rechnungen zwischen B2B-Kunden und B2C-Kunden unterscheidet. Um Verbraucher zu schützen, muss sie einer besonderen Aufklärungspflicht nachkommen: In ihrer Rechnung hat sie Privatkunden explizit darauf hinzuweisen, dass diese ohne Zahlung nach Ablauf von 30 Tagen in Verzug geraten. Eine weitere, wesentliche Bedingung für die 30-Tage-Regel bei Verbrauchern: Nur wenn die Rechnung eine Zahlungsfrist oder ein Zahlungsziel enthält, ist sie anzuwenden.

Verzugszinsen berechnen

Bereits ab dem ersten Tag, an dem der Verzug eingetreten ist, lassen sich Verzugszinsen erheben. Allerdings unterscheidet der Gesetzgeber auch hier zwischen Unternehmens- und Privatkunden. Die Höhe orientiert sich am sogenannten Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank stets auf ihrer Homepage veröffentlicht. Seit einigen Jahren liegt er bei -0,88 Prozent. Firmenkunden müssen mit einem Zinssatz in Höhe von bis zu neun Prozent über dem Basiszinssatz rechnen, Privatkunden mit einem Zinssatz in Höhe von bis zu fünf Prozent über dem Basiszinssatz.

Nochmals mahnen

Zwar ist es seit Einführung der 30-Tage-Regel nicht mehr nötig, Mahnungen zu versenden, um säumige Kunden in Verzug zu setzen. Trotzdem zählt es zu den Gepflogenheiten von Unternehmen, ihren Kunden zumindest eine Mahnung zukommen zu lassen. Auch zweite und dritte Mahnungen sind oft üblich. Dabei sollte die Firma das Zahlungsziel kürzer und kürzer setzen. So lässt sich der Druck spürbar erhöhen.

Gerichtlich mahnen oder Inkasso beauftragen

Wenn alles nicht fruchtet, gilt es, den nächsten Schritt zu gehen und ein Inkassounternehmen mit dem Einzug der ausstehenden Forderung zu beauftragen oder ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Mit der Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens erhält der Antragsteller einen gerichtlichen Mahnbescheid, der sich sogar vollstrecken lässt und für Forderungen 30 Jahre gültig bleibt. Um es zu starten, ist ein Antragsformular auszufüllen und an das zuständige Gericht zu senden. Wichtige Voraussetzungen dafür sind, dass der Kunde trotz Mahnung nicht bezahlt hat und seine Anschrift bekannt ist.

Fazit: sollte ich mahnen?

Zunächst sollte die Firma jedoch die Situation des jeweiligen Kunden prüfen. Denn besondere Chancen eröffnen sich im Forderungsmanagement, wenn es jeden einzelnen Kunden mit seiner wirtschaftlichen Lage, seiner bisherigen und künftigen Bedeutung für den Betrieb in den Fokus nimmt. Auf dieser Basis lässt sich dann über Beträge und Zahlungspflichten verhandeln – und individuelle Lösungen finden, wie etwa die zeitliche Streckung der Zahlungen, mit denen alle leben können.

Besondere Chancen eröffnen sich im Forderungsmanagement, wenn es jeden einzelnen Kunden mit seiner wirtschaftlichen Lage, seiner bisherigen und künftigen Bedeutung für den Betrieb in den Fokus nimmt.

Während das Senden einer Mahnung grundsätzlich immer empfehlenswert ist, auch um sich weitere Möglichkeiten des Rechtswegs offen zu halten, sollten Firmen die Vor- und Nachteile der Eröffnung eines gerichtlichen Mahnverfahrens oder der Beauftragung eines Inkasso-Unternehmens genau abwägen.

Auch wichtig: bei Ausbleiben einer Zahlung sollte nicht automatisch auf Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Kunden geschlussfolgert werden. Aufgabe des Forderungsmanagement ist es, die Beweggründe des Kunden zu verstehen und beispielsweise einen unangemessenen Mahnprozess zu vermeiden, wenn sich der Zahlungsverzug in einer fehlerhafte oder verloren gegangenen Rechnung, Problemen mit Produkt oder Lieferung, etc. begründet.