15. juli 2022
True DSO: besser und verlässlicher als die traditionelle DSO-Kennzahl
Benjamin von Veita
Autor
Wenn Sie Ihre Forderungen analysieren, wie es die meisten Unternehmen tun - mit den Außenstandstagen (Days Sales Outstanding, DSO) - wissen Sie wahrscheinlich weniger über Ihre Forderungen, als Sie denken. Es gibt eine bessere Kennzahl, die auch Ihre Cashflow-Prognosen verbessern kann: True DSO.
Traditionelle DSO-Kennzahl: leicht zu berechnen, aber mit Tücken
In wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es besonders wichtig, die Forderungen gegenüber den eigenen Kunden im Blick zu behalten. Leider ist aber die herkömmliche Herangehensweise zur Beurteilung des Forderungsmanagements stark fehlerhaft. Zur am weitesten verbreiteten Kennzahl im Forderungsmanagement gehören die Außenstandstage, auch Forderungslaufzeit oder "Days Sales Outstanding" (DSO) genannt. Sie wird in der Regel ermittelt, indem man den Forderungsbestand durch den durchschnittlichen Tagesumsatz dividiert. Wenn Sie diese Kennzahl Monat für Monat ermitteln, können Sie vermeintlich den Trend erkennen, wie Ihre Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Das trifft jedoch häufig nicht zu und kann im schlimmsten Fall zu Fehleinschätzungen im Forderungsmanagement führen.
Mehr denn je treiben Zahlen die Geschäftswelt – denn Kalkulationen werden immer knapper, Lieferketten immer länger und Verflechtungen zwischen Geschäftspartnern und Unternehmen immer komplexer. Die wichtigsten Key Performance Indicators (KPIs) sollen einen schnellen Überblick liefern, wo das Unternehmen finanziell steht und welche Handlungsoptionen zur Verfügung stehen. So ist zum Beispiel die Information, wie viele Tage ein Unternehmen auf die Zahlung seiner Kundenrechnungen wartet, eine wichtige Grundlage für weitreichende Geschäftsentscheidungen. Auskunft geben soll hier die vielen vertraute Kennzahl DSO (Days Sales Outstanding), auch Außenstandstage oder Forderungslaufzeit genannt. Das Problem dabei: Sie gibt in manchen Fällen eben nicht Auskunft darüber.
Wie wird die Kennzahl DSO berechnet?
Die Days Sales Outstanding (DSO) lassen sich sehr leicht mit dieser Formel berechnen:
Oft wird die DSO auf ein Jahr gerechnet, die Formel lautet in diesem Fall also (Forderungen : Bruttoumsatz im Jahr) x 365. Es ist aber auch die Betrachtung von anderen Zeiträumen, zum Beispiel Monaten, möglich. So leicht die Berechnung fällt, so wenig aussagekräftig ist leider das Ergebnis. Das Kernproblem der traditionellen DSO-Kennzahl besteht darin, dass das Ergebnis von zwei Faktoren beeinflusst wird, die die nichts damit zu tun haben, wie schnell die Kunden zahlen:
- Einflussfaktor 1: Schwankungen der Umsatzerlöse
- Einflussfaktor 2: gewählter Zeitraum, der für die Berechnung des durchschnittlichen Tagesumsatzes verwendet wird.
Um das Problem zu veranschaulichen, betrachten wir zwei Fallbeispielen anhand der Musterfirma GmbH. In beiden Fallbeispielen erzielte die Musterfirma GmbH in den drei Monaten Januar bis März Umsatzerlöse in Höhe von insgesamt 900.000,00 €. Ihren Kunden gibt die Musterfirma GmbH ein Zahlungsziel von jeweils 45 Tagen. Alle Kunden bezahlen ihre Rechnungen pünktlich zum Fälligkeitstermin, d.h. am 45. Tag nach der Rechnungsstellung.
Fallbeispiel 1: DSO-Kennzahl bei schwankenden Umsatzerlösen
Nehmen wir an, dass sich die Umsatzerlöse der Musterfirma GmbH in den drei Monaten Januar bis März unterschiedlich entwickeln. Die Gesamtsumme für die drei Monate bleibt gleich. Die Umsatzerlöse können von Monat zu Monat
a) steigen (Szenario 1)
b) konstant bleiben (Szenario 2)
c) fallen (Szenario 3)
d) schwanken (Szenario 4)
Wie die Abbildungen in der Grafik zeigen, unterscheiden sich die Ergebnisse erheblich, wenn wir je Szenario die DSO-Kennzahl für die Monate Januar bis März berechnen.
Wenn die Kunden fristgerecht zahlen, neuerdings aber ein höheres Auftragsvolumen generiert, steigt die Summe der Forderungen – und damit die Days Sales Outstanding. Obwohl also eine sehr verlässliche Kundschaft für ein sattes Umsatzplus gesorgt hat, scheint sich die Kennzahl (und vermeintlich das Zahlungsverhalten der Kunden) negativ zu entwickeln.
Umgekehrt suggeriert ein niedrigeres Auftragsvolumen und eine rückläufige Summe der Forderungen - und damit der Days Sales Outstanding - eine Verbesserung der Kennzahl und ein besseres Zahlungsverhalten der Kunden.
Fallbeispiel 2: DSO-Kennzahl bei wechselnden Betrachtungs-zeiträumen
Nehmen wir an, dass die Umsatzerlöse der Musterfirma GmbH in den drei Monaten Januar bis März von Monat zu Monat gestiegen sind. Die Gesamtsumme für die drei Monate beträgt 900.000 €. Für einen Zeitreihenvergleich wertet die Musterfirma GmbH unterschiedliche Zeiträume aus:
- 1 Monat bzw. 30 Tage (Szenario 4)
- 2 Monate bzw. 60 Tage (Szenario 5)
- 3 Monate bzw. 90 Tage (Szenario 6)
Wie die Abbildungen in der Grafik zeigen, unterscheiden sich die Ergebnisse erheblich, wenn wir je Szenario die DSO-Kennzahl für die Betrachtungszeiträume 30 Tage, 60 Tage bzw. 90 Tage berechnen.
Je nachdem, für welchen Zeitraum die DSO berechnet werden, können die Ergebnisse deutlich unterschiedlich ausfallen. Auch hier sorgen Schwankungen der Umsatzerlöse im Betrachtungszeitraum dafür, dass die DSO zu niedrig oder zu hoch im Vergleich zum tatsächlichen Zahlungsverhalten der Kunden erscheinen. Aus der Höhe und dem Verlauf der traditionellen DSO-Kennzahl lassen sich somit sich in diesen Fällen keine belastbaren Erkenntnisse ableiten.
Trotz der Einschränkungen gibt es dennoch einen guten Grund, auf die traditionelle DSO-Berechnung zurückzugreifen. Wollen Sie ein Benchmarking, d.h. einen Vergleich zwischen Unternehmen, vornehmen, stehen Ihnen meist nur die veröffentlichten Jahresabschlüsse oder Quartalsberichte als Informationsquelle zur Verfügung. Den Finanzberichten können Sie die jährlichen oder vierteljährlichen Umsätze sowie die Forderungssalden zum Bilanzstichtag entnehmen. Wenn Sie jedoch Zugang zu internen Informationen haben, sollten Sie besser auf die traditionelle DSO-Kennzahl für die Beurteilung Ihres Forderungsmanagements verzichten.
Belastbare Erkenntnisse dank "True DSO"
Als verlässlichere Alternative zur traditionellen DSO-Kennzahl erweist sich die Kennzahl der „True DSO“. Zwar ist es etwas umständlicher, diese zu berechnen, dafür bildet die Kennzahl aber viel besser das ab, was viele von ihr erwarten – nämlich den Zeitraum, den ein Unternehmen auf die Zahlung seiner Kundenrechnungen warten muss. Hier kommt die nach Rechnungssumme gewichtete Laufzeit zwischen Rechnungsdatum und Zahlungseingang zum Einsatz.
So wird die Kennzahl "True DSO" berechnet
Um die True DSO zu berechnen, werden die einzelnen Rechnungssummen jeweils mit dem Zeitraum bis Zahlungseingang multipliziert. Das Ergebnis wird durch die Summe aller Rechnungen geteilt.
Diese Art der Kalkulation erlaubt eine sehr genaue Abbildung der tatsächlichen durchschnittlichen Forderungslaufzeit. Die Kalkulation gibt die Zahlungszeiträume auch bei Teilzahlungen korrekt wieder.
Modernes Forderungsmanagement nutzt verlässliche Daten.
Zum Glück muss heute niemand mehr mit dem Rechenschieber Kennzahlen kalkulieren. Umso logischer scheint es, nicht nur moderne Technik, sondern auch moderne KPIs zu nutzen. Ein zeitgemäßes Forderungsmanagement sollte auf validen Daten basieren – und diese auf die richtige Art und Weise interpretieren. Denn diejenigen Unternehmen, die aus vorhandenen Daten wichtige Erkenntnisse ziehen können, sind heute eindeutig im Vorteil.
Mit VEITA wichtige Kennzahlen immer im Blick behalten
Eine smarte Art, das Forderungsmanagement teamübergreifend im Blick zu behalten, bietet das Potsdamer Start-up VEITA an. VEITAs intuitiv nutzbare Cloud-Lösung bringt Rechnungen, Zahlungen und Kundenkommunikation an einem Ort zusammen – und stellt in übersichtlichen Charts die wichtigsten Kennzahlen und Entwicklungen dar. Die Gründer haben großen Wert auf State-of-the-Art-Methoden wie True DSO und andere zeitgemäße KPIs gelegt. So sind verlässliche Prognosen zu Zahlungseingängen und Cashflow jederzeit ad hoc möglich.
Live-Demo zeigt True DSO in Aktion
Eine exklusive Live-Demo der Cloud-Lösung von VEITA ist die perfekte Gelegenheit, eine schnell erfassbare Darstellung von True DSO und anderen Kennzahlen in Aktion zu erleben. Geschäftsführer Pierre Stengel und sein Team vereinbaren mit Interessierten gern einen virtuellen Termin für eine kostenlose Präsentation an realen Beispielen.
