Zahlungsverzug vermeiden: Gründe kennen und rechtzeitig handeln
Benjamin von Veita
Autor
Auch wenn die Zahlungsmoral in letzter Zeit gestiegen ist, stehen gerade Start-ups und Mittelstand immer wieder vor demselben Problem: Fast jede fünfte Rechnung wird nicht rechtzeitig bezahlt. Das ist nicht nur lästig, sondern kann schlimmstenfalls die Existenz eines Unternehmens gefährden. Doch warum zahlen so viele Kunden nicht rechtzeitig? Und was müsste passieren, damit sie es in Zukunft tun? Die häufigsten Gründe für einen Zahlungsverzug und einige hilfreiche Strategien zur Vermeidung im Überblick.
Die gute Nachricht zuerst: Vier von fünf Rechnungen werden in Europa termingerecht bezahlt – das hat die EOS Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten“ 2019 des Marktforschungsinstituts Kantar im Auftrag eines Forderungs-Dienstleisters ergeben. Die Zahlungsmoral ist überwiegend gut - insgesamt liegt sie in Europa bei 81 Prozent. Die verbleibenden 19 Prozent bereiten Unternehmern allerdings Kopfzerbrechen: In der Studie geben 43 Prozent der befragten Unternehmen an, dass Gewinneinbußen die Folge sind. Auch Liquiditätsengpässe und höhere Zinskosten stellen in diesem Zusammenhang Probleme dar. Und 15 Prozent der Studienteilnehmer sehen sogar ihre Existenz durch verspätete oder ausgefallene Zahlungen bedroht.
Wie kommt es also, dass Zahlungsverzug zur Tagesordnung gehört? Klar: In einigen Fällen ist der Kunde insolvent und kann nicht zahlen, selbst wenn er wollte. In anderen Fällen will der Kunde vorsätzlich nicht zahlen – sei es, um Zinsen zu sparen oder kurzfristig die Gewinne zu steigern. In diesen Fällen gestaltet es sich schwierig, sich die gelieferten Waren oder ausgeführten Leistungen doch noch bezahlen zu lassen. Doch sehr häufig sind die Gründe für eine verspätete oder Zahlung ganz simpel – und damit auch vergleichsweise leicht vermeidbar.
6 häufige Gründe für Zahlungsverzug
Rechnung vergessen? Bei Privatkunden kommt das häufig vor, bei Geschäftskunden sind die Gründe aber andere. Denn die Fehler, die ein pünktliches Begleichen verhindern, liegen oft im System.
1) Rekursiver Zahlungsstau
Wenn Kunden verspätet zahlen, sinkt die Liquidität: so weit, so klar. Wenn aber Kunden von Kunden verspätet zahlen, sinkt die Liquidität beim Kunden. Und wenn Kunden von Kunden von Kunden verspätet zahlen – dann passiert das, was häufig an Autobahnbaustellen zu beobachten ist. Es entsteht ein Stau. Ohne erkennbaren Grund, Sperrung oder Unfall, sondern einfach nur, weil plötzlich gebremst wird und der nachfolgende Verkehr hektisch reagiert.
So mancher Zahlungsstau wäre allerdings vermeidbar, wenn es die Baustellen nicht gäbe. Und davon gibt es viele.
2) Langsame Prozesse
Oftmals liegt keinerlei menschliches Versagen bei einem Zahlungsverzug vor: Der Gläubiger hat die Rechnung zeitnah gestellt, sie ist schnell beim Schuldner angekommen, wurde dort bearbeitet und zur Freigabe weitergeleitet. Wenn sich die Rechnung nun aber in langsamen Prozessen verfängt, ist an eine rechtzeitige Überweisung nicht mehr zu denken. So können sich etwa Freigaben verzögern oder Auszahlungen nur an festgelegten Stichtagen ausgeführt werden.
Glücklicherweise arbeiten viele Unternehmen bereits an der Optimierung ihrer Prozesse. Zusätzlich ist es hilfreich, wenn Rechnungen so frühzeitig wie möglich dort ankommen.
3) Überlastetes Personal
Umstrukturierungen, Personalabbau, die Umstellung auf hybrides und mobiles Arbeiten oder mangelnde Schulungen: Das alles kann dazu führen, dass Mitarbeiter beim Kunden schlicht und einfach überfordert mit der Bearbeitung von Rechnungen sind. Entweder bleibt Ihnen kaum Zeit – oder es fehlt die Erfahrung bei der Buchhaltung. So bleiben Rechnungen unnötig lange bei einem Bearbeiter liegen, bevor sie überhaupt dem weiteren Prozess durchlaufen.
Ein wesentliches Ziel eines gelungenen Forderungsmanagements muss es also sein, dem Kunden die Bearbeitung so einfach wie möglich zu machen.
4) Fehlerhafte Rechnungen
Am schnellsten läuft eine Rechnung durch den Prozess, an der es nichts zu beanstanden gibt. Korrekter Rechnungsbetrag, logisches Zahlungsziel, Kontodaten und Auftragsnummer vorhanden – das alles muss stimmen. Manuell erstellte Rechnungen mit falschen Summen oder fehlenden Angaben kommen aber auch heute noch häufiger vor, als manche annehmen. Gerade bei Unternehmen, die neu im Geschäft und damit auf eine pünktliche Zahlung angewiesen sind, entstehen so Zahlungsverzüge.
Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden kann den Zahlungsprozess immens beschleunigen.
5) Falscher Empfänger
Es klingt profan, kann aber zu langen Verzögerungen führen: Rechnungen, die an den falschen Adressaten geraten. Denn hier enden alle automatischen Prozesse, bevor sie überhaupt begonnen haben – und die Person im Unternehmen muss aufwändig herausfinden, für wen die Rechnung bestimmt ist. Vorausgesetzt, sie ist auch anwesend und nicht im Urlaub oder krank. Ein Zahlungsverzug von mehreren Wochen kann so durch eine falsche E-Mail-Adresse entstehen.
Hier gilt es also, Fehlerquellen systematisch auszumerzen. Bei der Rechnungsstellung auf intelligente digitale Lösungen zu setzen, bringt Sicherheit ins Spiel.
6) Verlorene Rechnung
Fast schon hört es sich wie eine Ausrede an, doch manche Rechnungen erreichen den Empfänger nie. Ob digital oder analog: Auf dem Weg vom Postausgang zum Rechnungseingang lauern viele Gefahren. Spam-Filter, Brief-Sortieranlagen, Streiks, Fehlkonfigurationen, Cyber-Angriffe oder Missgeschicke können dazu führen, dass Rechnungen schlicht und einfach verloren gehen. Erst wenn der Mahnprozess beginnt, fällt es jemandem auf.
Die Lösung ist hier so simpel wie das Problem: Sicherstellen, dass die Rechnung ankommt, um Zahlungsverzüge zu vermeiden.
Zahlungsrückstände von Anfang an vermeiden: 3 Strategien
Es zeigt sich: Auch ohne Insolvenzen oder Dreistigkeit kann von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang viel passieren. Und was passieren kann, passiert auch. Im Vorteil sind Unternehmen, die von Anfang an so viele Fehlerquellen wie möglich minimieren. So kann der Anteil der termingerecht bezahlten Rechnungen messbar steigen, Zahlungsverzüge werden seltener und kürzer.
Einfach schneller sein
Prozesse sind manchmal langsam – umso mehr zählt jede Minute, wenn es um die Rechnungsstellung geht. Denn diese Minute kann einen großen Unterschied ausmachen: zum Beispiel der Auszahlungstermin in diesem oder erst im nächsten Monat. Ein auf Schnelligkeit ausgelegtes Forderungsmanagement ist hierbei sehr hilfreich.
Den Kunden unterstützen
Jeder Kunde ist anders – deshalb sollten Workflows und Termine individuell auf jeden Kunden abgestimmt sein. Automatische Erinnerungen unterstützen den Kunden; zentral verfügbare Informationen zur Rechnung helfen dabei, ihm jederzeit Fragen beantworten zu können. Damit ein Zahlungsverzug schnell an Licht kommt und Mahn- oder Inkassoverfahren gar nicht erst beginnen.
Forderungen im Blick behalten
Nur wer selbst gut organisiert ist, kann dies auch von seinen Kunden erwarten. Ein smartes Forderungsmanagement bietet deshalb zu jedem Zeitpunkt einen Überblick zu Forderungen, Kunden und Cashflows. Auch hier gilt: Ein kurzer Informationsvorsprung kann einen gewaltigen Unterschied bedeuten.
Smarte Lösung für das Forderungsmanagement
Nicht nur kleine Unternehmen und Start-ups, sondern auch mittelständische Betriebe entscheiden sich deshalb immer häufiger für übersichtliche, smarte und sichere Tools für das Forderungsmanagement. So wie Veita Collections & Analytics: Die Cloud-basierte Lösung stellt eine intuitive Oberfläche für ein effektives Forderungsmanagement zur Verfügung – mit hilfreichen Zusatzfunktionen wie E-Mail-Templates für automatische Erinnerungen, individuelle Workflows, komfortabler Aufgaben-Zuweisung, Kennzahlen in Echtzeit und Zahlungsprognose.
Wer die innovative Software in Aktion erleben möchte, kann sich bei einer Live-Demo von den Vorteilen überzeugen – und einen Vorgeschmack darauf bekommen, wie Zahlungsverzug oder -ausfall mehr und mehr der Vergangenheit angehören wird.