14. Juli 2022
Was Zahlungsverzug wirklich kostet
Monika von Veita
Autorin und Finanzexpertin
Selten sind sich die Inhaber kleiner und mittlerer Firmen bewusst, dass ihnen durch die verspätete Zahlung ihrer ausstehenden Forderungen hohe Kosten entstehen. In Zeiten niedriger Zinsen haben sie meist nur ihre Forderungsausfälle im Blick. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kosten des Zahlungsverzugs identifizieren und damit das Einsparpotenzial ermitteln, das ein effektives, automatisiertes, gezieltes und vor allem kundenorientiertes Forderungsmanagement mit sich bringt.
1) Die Außenstandstage berechnen
Nur wenige Firmenlenker kennen ihre Außenstandstage (Days Sales Outstanding, DSO). Allerdings sollten sie diese nicht nur kennen, sondern auch stets im Blick behalten. Denn sie sind ein besonders wichtiger Indikator, um den Cashflow zu steuern und zu verbessern.
Die DSO gibt für ein Unternehmen an, wie lange die Kunden durchschnittlich brauchen, bis sie ihre Rechnungen bezahlen. Gerade wer, wie so viele kleinere, mittlere und auch größere Betriebe, häufig Warenkredite gewährt, sollte die DSO immer als zentralen Indikator kontrollieren. Damit kann er schnell und realistisch die eigene Fähigkeit einschätzen, Zahlungen pünktlich zu erhalten.
Sie lässt sich, wie folgt, berechnen: Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden mit dem Umsatz ins Verhältnis gesetzt. Multipliziert wird das Ganze mit der Anzahl der Tage des betrachteten Zeitraums. Üblich ist ein Monat oder 365 Tage für ein ganzes Geschäftsjahr.
2) Potenzial für Zinsersparnis ermitteln
Führt ein Unternehmen ein innovatives Softwaresystem für das Forderungsmanagement ein, dann gelingt es ihm, damit die DSO dauerhaft zu senken. Gehen wir von einer Firma aus, die einen Umsatz mit Handels- bzw. Warenkrediten in Höhe von 15 Millionen Euro erwirtschaftet. Erreicht sie ihr Ziel, ihre bisherige DSO von 60 auf 50 zu senken, profitiert sie von einer deutlichen Zinsersparnis: Denn sie erspart sich kontinuierlich die Zinskosten, die sie ansonsten für eine Finanzierung von der Hausbank (hier beispielhaft fünf Prozent) einkalkulieren müsste. Um die Ersparnis zu errechnen, multiplizieren wir den Umsatz mit Handels- bzw. Warenkrediten mit dem aktuellen Zinssatz, dividiert durch 365, sowie der Verbesserung der DSO:
Am besten vergleichen Firmen sich dabei mit ähnlichen Unternehmen: Liegt die DSO weit über dem Durchschnitt ihrer Branche, gilt es, gegenzusteuern. Laut Euler Hermes sind in Deutschland die Branchen mit den höchsten DSO das Baugewerbe, die Elektronikindustrie und der Maschinenbau mit mehr als 80 Tagen - verglichen mit einem deutschen Durchschnitt von 65 Tagen.
Eine niedrige DSO bedeutet, dass die Kunden schnell zahlen. Damit ist wenig Kapital in den Forderungen gebunden, so dass sich die Firmen über Freiraum für Investitionen und hohe Liquidität freuen können. Je geringer die DSO, desto niedriger auch in der Regel das Ausfallrisiko. Hingegen zeigt eine hohe Zahl, dass es lange dauert, bis ihre Kunden die Rechnungen bezahlen. Daraus ergibt sich ein hoher Forderungsbestand, eine starke Kapitalbindung und daher oft kaum investiver Spielraum. Eine wirksames Forderungsmanagement ist der entscheidende Weg, um die DSO zu senken.
Durch späte Zahlungen entstehen der Firma Verzugskosten; umgekehrt kann die Firma durch schnellere Zahlungen jährlich Zinskosten einsparen:
15 Millionen Euro * 0,05 / 365 * 10 = 20.548 Euro
Zahlungsverzugskalkulator
Kalkuliere die Kosten von Zahlungsverzug in unterschiedlichen Szenarien.
Umsatzerlöse: € 15 Mio.
Zahlungsziel: 50 Tage
Zahlungsverzug: 10 Tage
Zinssatz: 5,00%
Offene Posten (bestmöglich): € 2.054.795
Offene Posten (tatsächlich): € 2.465.753
Liquiditätspotential: € 410.959
Potential für Zinsersparnis: € 20.548
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3) Potenzial für Steigerung des Cashflows ermitteln
Zudem bewirkt eine Senkung der DSO, dass der Cashflow steigt, weil damit weniger finanzielle Mittel in den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gebunden sind. Und die können Unternehmen jetzt für Investitionen oder andere wichtige Vorhaben einsetzen. In unserem Beispiel hat die Verbesserung der DSO um 10 Tage einen beachtlichen Effekt. Der freiwerdende Cashflow (Cashflow Effekt) berechnet sich folgendermaßen: Der Umsatz mit Handels- bzw. Warenkrediten wird mit der Verbesserung der DSO multipliziert und durch 365 dividiert.
In unserem Unternehmensbeispiel ergibt sich ein deutlicher Zuwachs an freiem Cashflow – und damit steigt auch der Freiraum für neue oder andere Projekte:
15 Millionen Euro * 10 / 365 = 410.959 Euro
4) Von mehr Effizienz profitieren
Endlich haben die Mitarbeiter, die offene Posten nachhalten, mehr Zeit für komplexe Fälle. Zusätzlich gewinnt das Forderungsmanagement, wenn es automatisiert wird, an Tempo und Effizienz. Das sorgt nicht nur für weitere Ersparnisse, sondern eröffnet auch neue Perspektiven für die Firma.
