DIGITALES FORDERUNGSMANAGEMENT IN AGENTUREN

Mehr Liquidität, weniger Aufwand: Wie die Agentur Claneo ihr Forderungsmanagement komplett automatisiertes

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Überfällige Zahlungen

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Bearbeitungszeit

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Branche

Digital Agentur


STANDORT

Berlin


MITARBEITER:INNEN

80 +


KUNDEN

Kleine und mittelständische Unternehmen, internationale Großkonzerne


Key Take Aways
  • 75% weniger Bearbeitungszeit für das Nachhalten von unbezahlten Rechnungen

  • 50% Reduzierung der überfälligen Rechnungen in 6 Wochen

  • Automatisierung  von Prozessen im Mahnen und der Zahlungszu-ordnung

Über Claneo


Claneo ist eine international agierende und mehrfach ausgezeichnete Agentur für internationales Search & Content Marketing mit Sitz in Berlin. Zum Kundenkreis gehören kleine und mittelständische Unternehmen sowie internationale Großkonzerne aus den unterschiedlichsten Branchen. Gegründet im Jahr 2017 ist das Team bereits auf über 80 Mitarbeiter gewachsen.

Herausvorderungen


Seit Gründung in 2017 ist Claneo dynamisch gewachsen. Mit zunehmender Unternehmensgröße nahm auch der Aufwand und die Komplexität in den Back-Office Prozessen zu. Mittlerweile fallen bei Claneo jährlich mehr als 1.200 Rechnungen an. Claneo war auf der Suche nach einer skalierbaren Lösung für das Forderungsmanagement. Folgende Punkte sollten gelöst werden:

Automatisierung von Prozessen 

Im Forderungsmanagement ist Zeit ein wesentlicher Faktor, um Zahlungsverzug, oder im schlimmsten Fall Forderungsausfall, zu vermeiden. Wertvolle Zeit, sollte nicht dadurch verloren gehen, dass einfache und wiederkehrende Aufgaben manuell bearbeitet werden müssen. Das gilt z.B. für das Aufbereiten der offenen Posten oder den Versand von Zahlungserinnerungen. 

Smartes Ausziffern 

Kundeneinzahlungen und offene Rechnungen sollen zeitsparend und präzise zugeordnet werden können. 

Fehlende Übersicht über offene Rechnungen 

Welche Rechnung wurde noch nicht bezahlt und welche Aufgaben stehen heute an? Solche Fragen sollten ohne große Recherche zu beantworten sein. Und es sollte auch klar sein, wer verantwortlich ist und sich um die Aufgaben kümmern soll. 

Fehlende Transparenz 

Die Herausforderung im Forderungsmanagement besteht darin, viele einzelne Datenpunkte zu einem großen Gesamtbild zusammenzufügen. Gleichzeitig dürfen aber die Details zu einzelnen Kunden, einzelnen Rechnungen, einzelnen Transaktionen und einzelnen Interaktionen nicht verloren gehen.  

Reaktionszeiten optimieren

Ein Reporting statt eines Echtzeitüberblicks verlangsamt Reaktionszeiten und sorgt schnell für Kontrollverlust.


Für uns ist es wichtig, dass wir pünktlich bezahlt werden. Ein Echtzeitüberblick über unsere Rechnungen ist dabei von entscheidender Bedeutung

Martin Grahl, Geschäftsführer Claneo GmbH



Claneos Erfahrung mit VEITA 


Schnellere Zahlungen: Der Zahlungseingang beschleunigte sich innerhalb der ersten Wochen deutlich. Der Anteil überfälliger Rechnungen konnte erheblich reduziert werden.

Effizienz: Durch die Automatisierung und Beschleunigung von Vorgängen beim Mahnen und der Zahlungszuordnung, war Claneo in der Lage, die Effizienz in der Debitorenbuchhaltung deutlich zu steigern. Statt 3 Tagen pro Monat, benötigt der Debitorenbetreuer jetzt wenige Stunden pro Monat. Bessere Ergebnisse konnten auch erzielt werden, da jetzt mehr Zeit für komplexere Themen zur Verfügung steht. 

Transparenz und Zusammenarbeit: Mit VEITA fällt es Claneo jetzt leicht den Überblick über jeden Kunden, jede Rechnung, jeden Saldo, jede Transaktion und jede Interaktion zu behalten. Und da es sich bei VEITA um eine cloudbasierte Lösung handelt, können Teammitglieder von Claneo auch im Home Office oder von unterwegs zusammenarbeiten. 

Verbesserte Berichterstattung: Claneo nutzt die Möglichkeit, Daten für noch individuellere Analysen in einem Business Intelligence (BI) Tool zu analysieren. VEITA lieferte hierfür vorgefertigte Dashboard-Templates mit Charts und Filtermöglichkeiten. Die Dashboard-Vorlagen haben für Claneo den doppelten Vorteil, dass sowohl Zeit bei der Erfassung und Organisation von Daten gespart als auch mehr wertvolle Informationen gewonnen werden konnten. 

Was UNSERE KUNDEN SAGEN

Kundenstimmen

„In unserer Agentur setzen wir auf VEITA, wenn es darum geht, unsere Außenstände zu managen. Die Software ist sehr einfach zu bedienen und spart uns eine Menge Zeit. Dank VEITA haben wir jetzt viel mehr Transparenz. Sehr hilfreich sind Dashboards, durch die wir sehen, bei welchen Kunden es Risiken gibt. Es ist auch praktisch, dass wir offene Rechnungen automatisiert, aber dennoch individuell, anmahnen können. Durch VEITA konnten wir kürzere Forderungslaufzeiten realisieren.“

Martin Grahl, Managing Director at Claneo GmbH
„In our online marketing agency, we seek to digitize back-office processes as much as possible. When it comes to dunning, there often remains a manual effort due to a lack of integration of the different tools for billing and payment. We are also missing concise dashboards and reports for monitoring. Veita's solution has a self-explanatory user interface and makes it easy for us to manage our receivables.“
Martin Grahl, Managing Director at Claneo GmbH
„We are an owner-operated design studio. To build our business, we need tools that take away as many administrative tasks as possible, so we can focus on what's important: working with our clients. Veita is the ideal solution for us when it comes to managing and monitoring receivables.“
Nils Borgböhmer, Managing Director at Dinghy oHG

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