DIGITALES FORDERUNGSMANAGEMENT IN AGENTUREN
Mehr Liquidität, weniger Aufwand: Wie die Agentur Claneo ihr Forderungsmanagement komplett automatisiertes
Überfällige Zahlungen
Bearbeitungszeit
Branche
Digital Agentur
STANDORT
Berlin
MITARBEITER:INNEN
80 +
KUNDEN
Kleine und mittelständische Unternehmen, internationale Großkonzerne
Key Take Aways
-
75% weniger Bearbeitungszeit für das Nachhalten von unbezahlten Rechnungen
-
50% Reduzierung der überfälligen Rechnungen in 6 Wochen
- Automatisierung von Prozessen im Mahnen und der Zahlungszu-ordnung
Über Claneo
Claneo ist eine international agierende und mehrfach ausgezeichnete Agentur für internationales Search & Content Marketing mit Sitz in Berlin. Zum Kundenkreis gehören kleine und mittelständische Unternehmen sowie internationale Großkonzerne aus den unterschiedlichsten Branchen. Gegründet im Jahr 2017 ist das Team bereits auf über 80 Mitarbeiter gewachsen.
Herausvorderungen
Seit Gründung in 2017 ist Claneo dynamisch gewachsen. Mit zunehmender Unternehmensgröße nahm auch der Aufwand und die Komplexität in den Back-Office Prozessen zu. Mittlerweile fallen bei Claneo jährlich mehr als 1.200 Rechnungen an. Claneo war auf der Suche nach einer skalierbaren Lösung für das Forderungsmanagement. Folgende Punkte sollten gelöst werden:
Automatisierung von Prozessen
Im Forderungsmanagement ist Zeit ein wesentlicher Faktor, um Zahlungsverzug, oder im schlimmsten Fall Forderungsausfall, zu vermeiden. Wertvolle Zeit, sollte nicht dadurch verloren gehen, dass einfache und wiederkehrende Aufgaben manuell bearbeitet werden müssen. Das gilt z.B. für das Aufbereiten der offenen Posten oder den Versand von Zahlungserinnerungen.
Smartes Ausziffern
Kundeneinzahlungen und offene Rechnungen sollen zeitsparend und präzise zugeordnet werden können.
Fehlende Übersicht über offene Rechnungen
Welche Rechnung wurde noch nicht bezahlt und welche Aufgaben stehen heute an? Solche Fragen sollten ohne große Recherche zu beantworten sein. Und es sollte auch klar sein, wer verantwortlich ist und sich um die Aufgaben kümmern soll.
Fehlende Transparenz
Die Herausforderung im Forderungsmanagement besteht darin, viele einzelne Datenpunkte zu einem großen Gesamtbild zusammenzufügen. Gleichzeitig dürfen aber die Details zu einzelnen Kunden, einzelnen Rechnungen, einzelnen Transaktionen und einzelnen Interaktionen nicht verloren gehen.
Reaktionszeiten optimieren
Ein Reporting statt eines Echtzeitüberblicks verlangsamt Reaktionszeiten und sorgt schnell für Kontrollverlust.
”
Für uns ist es wichtig, dass wir pünktlich bezahlt werden. Ein Echtzeitüberblick über unsere Rechnungen ist dabei von entscheidender Bedeutung
Martin Grahl, Geschäftsführer Claneo GmbH
“
Claneos Erfahrung mit VEITA
Schnellere Zahlungen: Der Zahlungseingang beschleunigte sich innerhalb der ersten Wochen deutlich. Der Anteil überfälliger Rechnungen konnte erheblich reduziert werden.
Effizienz: Durch die Automatisierung und Beschleunigung von Vorgängen beim Mahnen und der Zahlungszuordnung, war Claneo in der Lage, die Effizienz in der Debitorenbuchhaltung deutlich zu steigern. Statt 3 Tagen pro Monat, benötigt der Debitorenbetreuer jetzt wenige Stunden pro Monat. Bessere Ergebnisse konnten auch erzielt werden, da jetzt mehr Zeit für komplexere Themen zur Verfügung steht.
Transparenz und Zusammenarbeit: Mit VEITA fällt es Claneo jetzt leicht den Überblick über jeden Kunden, jede Rechnung, jeden Saldo, jede Transaktion und jede Interaktion zu behalten. Und da es sich bei VEITA um eine cloudbasierte Lösung handelt, können Teammitglieder von Claneo auch im Home Office oder von unterwegs zusammenarbeiten.
Verbesserte Berichterstattung: Claneo nutzt die Möglichkeit, Daten für noch individuellere Analysen in einem Business Intelligence (BI) Tool zu analysieren. VEITA lieferte hierfür vorgefertigte Dashboard-Templates mit Charts und Filtermöglichkeiten. Die Dashboard-Vorlagen haben für Claneo den doppelten Vorteil, dass sowohl Zeit bei der Erfassung und Organisation von Daten gespart als auch mehr wertvolle Informationen gewonnen werden konnten.
Was UNSERE KUNDEN SAGEN
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